مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب در کارخانه و کارگاه ها شامل صرفه جویی در هزینه‌های کارخانه ها، افزایش راندمان کاری پرسنل، گردآوری گزارش‌های مدیریتی از دستگاه حضور و غیاب، جلوگیری از تخلف در ثبت زمان ورود و خروج، کاهش ۱۰۰ درصدی خطاهای انسانی در ثبت حضور و غیاب، محاسبه دقیق حقوق، دستمزد و اضافه کاری پرسنل، و تعریف شرایط خاص مانند اضافه کاری و مرخصی را شامل می‌شود. شرکت سیستم پرداز، به‌عنوان بهترین شرکت ارائه دستگاه حضور و غیاب در رشت است که در ادامه این مطلب با مزایای دستگاه حضور و غیاب کارخانه و کارگاه ها آشنا خواهیم شد.

بیشتر بخوانید = سیستم حضور و غیاب مدارس و دانشگاه ها

اهمیت داشتن یک سامانه حضور و غیاب

در کارخانه ها، سامانه‌های حضور و غیاب انواع مختلفی از خدمات را فراهم می‌کنند، که شامل دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، تشخیص چهره و همچنین اثر انگشت میشوند. این سامانه‌ها قابلیت‌های کاربردی بسیاری برای برنامه‌ریزی، ثبت و تجزیه و تحلیل شیفت‌های کاری را فراهم می کند. این امکان به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی تیم خود را مدیریت نمایند. این سامانه مزایای بسیاری را در اختیار ما قرار می‌دهد، از جمله اعتماد و روحیه کاری گرفته تا بهره وری و کاهش هزینه‌های تجاری، کاهش خطاهای مربوط به حقوق و دستمزد و …. بنابراین، این سامانه‌ها باعث صرفه جویی در هزینه‌های سنگین کسب و کار می‌شوند و منابع بیشتری را برای گسترش و سرمایه‌گذاری مجدد فراهم می‌کنند.

بیشتر بخوانید = دستگاه حضور و غیاب باشگاهی

بهبود روابط میان کارفرما و کارگران

اتحادیه‌های کارگری به طور قاطع از سیستم های حضور و غیاب هوشمند حمایت می‌کنند، زیرا این امر امکان محافظت از حقوق کارگران و کارمندان را از طریق ثبت دقیق آن‌ها فراهم می کند. با تأکید بر ثبت درست و قابل اطمینان سوابق، ساعات کاری و اضافه‌کاری، کارگران به جمع آوری دقیق اطلاعات مربوط به ساعات کاری، می‌توانند اطمینان داشته باشند . به همین دلیل، دستگاه حضور و غیاب کارخانه و کارگاه ها با انجام این وظایف در کمترین زمان ممکن، به مدیران کارخانه ها و کارمندان کمک می‌کنند. پایبندی به قوانین حمایت از کارگران و کارکنان نیازمند رعایت یک مجموعه از قوانین و مقررات در محل کار است که توسط دولت‌ها و نهادهای حاکم تعیین می‌شود. سیستم‌های حضور و غیاب تضمین می‌کنند که کسب‌وکارها با رعایت قوانین پیشروند و در صورت اعتراض کارمندان، مدارک لازم برای حمایت از کارخانه ها و کارگاه ها در دادگاه ارائه خواهند شد. گاهی شرکت‌ها با استفاده از یک سیستم مدیریت بی‌نظم و سنتی، ممکن است غیرقانونی عمل کرده یا اطلاعات دقیق را ارائه ندهند. به همین دلیل، با تسهیل دسترسی به دستگاه حضور و غیاب کارخانه و کارگاه ها به یک محیط امن تر منتقل می‌شوند.

بررسی کاغذبازی در محیط اداری

در بسیاری از روزهای کاری، زمان زیادی به دلیل پاسخ‌گویی به ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی یا پیام‌های واتساپ برای تایید حضور کارکنان و کارگران تلف می‌شود. بحث‌های مکرر نیز اغلب به هدر رفتن وقت ارزشمند کارمندان منجر می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند تا ۷۰ درصد از زمان مدیریتی یک شرکت را صرفه‌جویی کنند.

حضور و غیاب در فضای مجازی

سامانه‌های حضور و غیاب با استفاده از دسترسی به تلفن همراه و قابلیت‌های احراز هویت بیومتریک، امکانات مناسبی را برای دورکاران فراهم می‌کنند.
قابلیت دسترسی از راه دور به کارفرمایان، امکان گسترش افق‌های کسب‌وکار و انتخاب کارمندان ایده‌آل از سرتاسر جهان را فراهم می‌کند. بنابراین، سیستم حضور و غیاب سیستم پرداز به کسب‌وکارهای کوچک این امکان را می‌دهد تا در مقیاس جهانی فعالیت و زیرساخت‌های بین‌المللی ایجاد کنند. همچنین، در سطح محلی، به کارمندانی که نیاز به استراحت دارند، این امکان را می‌دهد که کار را در خانه انجام دهند. 
با استفاده از این سامانه، مدیریت بخش‌های منابع انسانی تسهیل می شود. این سیستم به عنوان یک ماشین‌حساب خودکار برای تأیید و توزیع حقوق و اضافه‌کاری عمل کرده و به کارفرمایان، کارمندان و تیم منابع انسانی کمک می‌کند. سیستم‌های حضور و غیاب با ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان، منابع ارزشمندی برای مدیران ایجاد می‌کنند. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تا به تاخیرهای کارکنان رسیدگی کرده و وقت‌شناسی را بهبود ببخشند. با تجزیه و تحلیل این داده‌ها، صاحبان کسب و کار می‌توانند اطلاعات جامعی از عملکرد کارکنان شرکت خود به دست آورند. 

انواع دستگاه حضور و غیاب

1. کارتی

یکی از روش‌های ساده برای ثبت ورود و خروج پرسنل، استفاده از سیستمهای کارتخوان است. در این سیستم‌ها، به هر فرد یک کارت منحصر به فرد اختصاص داده میشود تا ترددهای خود را با استفاده از آن ثبت کنند. این کارت‌ها به صورت تماسی یا بی‌تماس در بازار موجود هستند. سیستمهای حضور و غیاب آر اف آی دی، از جدیدترین انواع دستگاه‌های حضور و غیاب محسوب می‌شوند که با استفاده از آنتن‌های آر اف آی دی عمل می‌کنند و نوآوری قابل توجهی را در این حوزه به ارمغان آورده اند. در مقابل، دستگاه‌های قدیمی از کارت‌های بارکدی و مغناطیسی برای ثبت ورود و خروج استفاده می‌کردند که دارای محدودیت‌هایی همچون امکانات محدود و عمر کوتاه بودند.
در حال حاضر دستگاه‌های حضور و غیاب از فناوری بدون تماس (RFID) برای کارت‌های حضور و غیاب استفاده می کنند. در این روش، شما نیازی به کشیدن کارت خود در شیار کارتخوان ندارید تا اطلاعات شما ثبت شود. حتی اگر کارت حضور و غیاب بدون تماس در کیف شما باشد و از محدوده شناسایی کارتخوان عبور کنید، اطلاعات کارت شما خوانده شده و تردد شما ثبت می‌شود. بنابراین، برای ثبت ورود یا خروج، کافی است کارت حضور و غیاب شما در محدوده نزدیک دستگاه قرار بگیرد. علاوه بر ارزان بودن، هزینه نگهداری و تعمیرات دستگاه‌های حضور و غیاب با کارت نیز بسیار پائینتر از سایر انواع دستگاه‌های حضور و غیاب است.

2. اثر انگشت

دستگاه ثبت اثر انگشت یکی از پرکاربردترین و محبوبترین دستگاه‌های حضور و غیاب است. این سیستم از فناوری بیومتریک اثر انگشت برای احراز هویت و ثبت تردد استفاده میکند. دستگاه‌ها از یک سنسور (حسگر) برای اسکن برآمدگی های سرانگشتان دست استفاده میکنند. برای استفاده از این فناوری، ابتدا باید انگشت کاربران (کارکنان) بر روی دستگاه معرفی شود، که به آن ثبت نام (Enrollment) کاربر میگویند. اگر از دستگاه حضور و غیاب کارخانه و کارگاه ها از اثر انگشتی استفاده می کنید، توصیه میشود که برای هر کاربر حداقل 2 انگشت (1 انگشت از هر دست) معرفی کنید. بعد از ثبت نام کاربران بر روی سیستم و در زمانهای ورود و خروج، کارکنان انگشت خود را بر روی سنسور اثر انگشت میگذارند و انگشت آنها در کسری از ثانیه شناسایی میشود.

3. تشخیص چهره

فناوری تشخیص چهره، هویت افراد را براساس ویژگی‌های چهره شناسایی میکند. این فناوری در حال حاضر به طور گسترده در صنایع مختلف، از جمله دستگاه‌های حضور و غیاب، مورد استفاده قرار میگیرد و به‌عنوان یکی از بهترین روشهای احراز هویت شناخته می‌شود. از طرفی به دلیل عدم نیاز به تماس فیزیکی با دستگاه، این سیستم به عنوان یک گزینه مناسب هنگام شیوع بیماری‌های واگیرار مطرح میشود. به طور کلی، فناوری تشخیص چهره، احراز هویت را متحول کرده و تجربه کاربری عالی و راحتی را فراهم می آورد. به همین دلیل، استفاده از این سیستم در کارخانه هایی با سطح امنیت بالا، بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. در این سیستم، نیازی به لمس دستگاه برای ثبت تردد وجود ندارد و کارکنان فقط باید چهره خود را در مقابل دوربین قرار دهند. برای شروع استفاده از این سیستم، کاربران (کارکنان و کارگران) خود را در سیستم معرفی (ثبت نام) کنید. سپس، در زمان ورود و خروج، کارکنان در برابر دوربین قرار می‌گیرند و سیستم با استفاده از ویژگی‌های تعریف شده، چهره‌ی آن‌ها را شناسایی کرده و ترددهای آنها را ثبت می کند.
به طور کلی برای کنترل تردد با تشخیص چهره، از دستگاه کنترل تردد تشخیص چهره بهره می‌برند که به عنوان ریدر تشخیص چهره نیز شناخته می‌شود. این ریدرها انواع مختلفی از شناسایی چهره را ارائه می‌دهند و ممکن است به صورت ترکیبی با دیگر روش‌های احراز هویت مانند اثر انگشت، کارت یا پین‌ کد استفاده شوند.  فناوری تشخیص چهره جدید، پیشرفت بسیار زیادی نسبت به نسخه های قدیمی داشته است. در الگوریتم های قدیمی شناسایی چهره توسط چهره‌های جعلی (مانند عکس، فیلم، یا ماسک) به راحتی قابل فریب دادن، بودند. اما سیستمهای جدید توانایی تشخیص چهره زنده را از نمونه‌های تقلبی دارند. در حال حاضر دستگاه‌های حضور و غیاب چند عاملی نیز وجود دارند و میتوان یک دستگاه را تهیه کرد که از تمام این ویژگی ها استفاده کند، اعم از کارت، اثر انگشت و تشخیص چهره.

4. الگوی کف دست

یکی از فنآوری های نسبتاً جدید که در سیستم های ثبت تردد استفاده می‌شود، تکنولوژی اسکن کف دست است. این تکنولوژی با استفاده از ویژگی‌های منحصر به فرد کف دست مانند خطوط هندسی و عروق خونی، هویت افراد را شناسایی می کند. برای هر کاربر، دو نمونه کف دست (دو اسکن) در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌شود. برای ثبت تردد، کاربران باید کف دست خود را که از قبل در سیستم تعریف شده است، در نزدیکی اسکنر دستگاه قرار دهند. سپس سیستم کف دست کاربران را اسکن کرده و با نمونه های ثبت شده مقایسه نموده و در صورت تطابق، تردد شخص ثبت میشود.